Organiser un congrès du début à la fin demande de l’énergie, de l’empathie, du métier, un carnet d’adresse volumineux et surtout : beaucoup d’expérience. Et c’est justement tout ce que possède The House of Congress. Voulez-vous que nous créions une expérience totale inoubliable ou recherchez-vous plutôt une idée créative ou du savoir-faire administratif ? Il vous manque du soutien technique ? Faites votre choix à la carte pour réaliser votre conférence de rêve :

Création de concept

Nous faisons du brainstorm sur le thème de votre réunion et proposons un format de congrès adapté pour que votre message soit assimilé de manière optimale par le groupe cible.

La gestion du projet

Vous avez une idée ou une initiative concrète, mais il vous manque l’équipe et les expertises spécifiques pour la concrétiser ? Pas de souci. Nous nous occupons du concept, de la planification ingénieuse et de l’organisation complète de votre programme. Nous élaborons un plan d’action, imaginons le scénario et veillons à ce que tout soit mis en œuvre jusqu’aux moindres détails.

Gestion financière

La gestion du budget et des subventions ainsi que le suivi des inscriptions et du parrainage : un travail fastidieux que l’on doit faire en connaissance de cause. Nous élaborons ensemble avec vous une planification financière, veillons au budget, assumons la gestion financière et le suivi administratif.

Marketing et promotion

Pas de congrès réussi sans public adapté. Nous élaborons un plan de promotion et de communication solide synchrone à votre organisation. La mise en page, l’impression des invitations, le programme, le livre blanc, le branding des lieux : laissez-les entre nos mains expérimentées. Vous pouvez même confier à nos experts la création, le contenu et la gestion (technique) de votre site web, de vos profils de réseaux sociaux et de vos RP (bulletins d’information, médias externes, calendriers de congrès).

Programme et intervenants

Votre sélection de participants doit encore être améliorée ? Nous vous conseillons sur le contenu et le concept de votre programme et vous proposons des intervenants et des présidents pour la journée. Nous prenons en charge le côté administratif et tout l’accompagnement du programme et des intervenants lors de la préparation.

Sur place également, nous prévoyons l’accompagnement nécessaire : les intervenants sont accueillis dans le « presenter room » où ils peuvent vérifier et adapter leur présentation. Toutes les spécifications techniques sont prévues dans l’espace de l’atelier ou dans la salle plénière.

Secrétariat de projet

Imaginez : vous avez préparé votre conférence, mais il vous manque uniquement de l’aide administrative. Grâce à notre secrétariat de projet, vous pouvez confier tous les travaux administratifs à nos spécialistes, comme par exemple la préparation, la mise en page et la distribution de notes. Nous pouvons également servir de point de contact pour les participants et les intervenants, créer la liste des invités et nous charger de la coordination et de l’envoi des invitations. Nous avons tout ce que vous pouvez désirer.

Inscription & accréditation

L’inscription et l’accréditation des participants (en ligne) deviennent simples quand vous les confiez aux bonnes personnes. Même les badges professionnels et la liste des participants sont fournis et gérés par
The House of Congress.

Logistique et accommodation

Nous cherchons des endroits qui correspondent à votre lieu rêvé et négocions avec les fournisseurs et partenaires. Nous testons et préparons toutes les provisions techniques et nous nous chargeons de toute l’organisation et de la coordination des fournisseurs.

Coordination sur place

Rien n’est laissé au hasard au moment suprême, le jour même de votre conférence. De l’organisation logistique, à la répartition de la salle, jusqu’au respect minutieux de la répartition du temps. Nous accueillons les participants, les intervenants, les exposants et d’autres personnes concernées, assurons la coordination et la réalisation du livre blanc, nous contactons et instruisons les hôtesses, techniciens, etc. Cela vous permettra de concentrer votre énergie sur votre public cible.

Suivi

Le suivi est d’une valeur inestimable pour l’organisation de votre prochain événement et c’est donc avec plaisir que nous le gérons pour vous.

Nous assurons la coordination, la création et la mise en œuvre de l’évaluation des participants et des intervenants et mettons à jour votre base de participants. Cela nous permettra à la fin de pouvoir évaluer toute l’expérience en détail et en personne avec notre client.

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